Puedes pensar que no tienes tiempo para la organización de la oficina, pero si realmente supieras cuánto tiempo te cuesta esa desorganización, lo reconsiderarías.
Reorganizar y mover cosas de vez en cuando no cuenta. Tampoco lo hace limpiar tu escritorio o si tiras el desorden en un tacho de basura o en un cajón del escritorio.
Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado despeja el camino para una mayor productividad y menos tiempo perdido.
Organizar tu oficina no tiene por qué llevar días, se puede hacer poco a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más efectivo si lo tratas como un proyecto continuo, en lugar de un asalto masivo.
Entonces, si estás listo para comenzar, los siguientes consejos de organización te ayudarán a transformar tu oficina en un espacio de trabajo eficiente.
1. Purga tu oficina
Ordena, vacía, tritura, deshazte de todo lo que no necesitas o no quieres. Mira a tu alrededor. ¿Qué no has usado en mucho tiempo?
Toma un área a la vez. Si no funciona, envíalo a reparar o tíralo. Si no lo has usado en meses y no puedes pensar en cuándo realmente lo necesitarás, se va. Esto se aplica a muebles, equipos, suministros, etc.
No se olvide de las chucherías, las plantas (reales o artificiales) y las decoraciones: si están cubiertas de polvo y hacen que tu oficina se vea en mal estado, es lo justo.
2. Reunir y redistribuir
Reúne todos los elementos que no están en su lugar y ponlos donde corresponda.
3. Establecer “Zonas” de Trabajo
Decide qué tipo de actividad ocurre en cada área de tu oficina. Probablemente tendrás un espacio de trabajo principal (probablemente tu escritorio), un área de referencia (archivador, estantes, carpetas) y un área de suministros (armario, estantes o cajones).
Coloca el equipo y los suministros apropiados en el área adecuada tanto como sea posible.
4. Proximidad cercana
Coloca el equipo y los suministros que más usas al alcance de la mano. Las cosas que rara vez usas se pueden almacenar o guardar.
5. Consigue una buena etiquetadora
Elija una rotuladora que sea fácil de usar. Tómate el tiempo para etiquetar estantes, cubos, cestas, cajones. No solo te recordará dónde van las cosas, sino que también ayudarás a otras personas que puedan necesitar encontrar, usar o guardar cualquier cosa en tu espacio de trabajo.
Mira opciones de Etiquetadoras / Rotuladoras y cintas aquí
6. Revisa tu sistema de archivo
A medida que avanzamos de lleno en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido.¿Qué puedes guardar digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que puedas eliminar algunos de los archivos y carpetas que has utilizado en el pasado. Si estás almacenando archivos en tu computadora, asegúrate de hacer copias de seguridad periódicas.
Aquí hay algunas ideas de almacenamiento para crear un sistema de archivo fluido:
- Crea una carpeta de reuniones: coloca todos los "Puntos para discutir" allí junto con los elementos, los informes que deben entregarse, etc. en caso una reunión se adelante.
- Crea una carpeta ER: gran parte de nuestros papeles desordenados son cosas que están en espera hasta que alguien más responde o actúe. Júntelos en una carpeta ER (Esperando Respuesta). Revísalo cada cuantos días para ver si hay acciones pendientes de las que puedas necesitar hacer seguimiento.
- Cajas de almacenamiento: usa cajas de almacenamiento económicas para guardar archivos y sacarlos de tu espacio de archivos actual.
- Cajas de revistas: use cajas de revistas o carpetas para almacenar revistas y catálogos que realmente deseas almacenar. Asegúrate de que realmente los necesitas como referencia o investigación; de lo contrario, recíclalos o regálalos.
- Carpeta de lectura: designa un archivo para imprimir artículos y documentos que deseas leer que no sean urgentes.
- Archivar documentos: cuando un proyecto esté completo, junta todos los materiales y archívalos. Mantén tus "carpetas de trabajo" para los proyectos en curso.
- Archiva semanalmente: no dejes que tus archivos se acumulen. Coloca tus documentos en una carpeta "Para archivar" y archiva todo una vez por semana.
7. Limpia tu escritorio
Retira todo de tu escritorio, límpialo a fondo y vuelve a colocar sólo aquellos elementos que sean imprescindibles para el uso diario.
8. Organiza tu escritorio
Ahora que has simplificado tu escritorio, es una buena idea organizarlo.
Usa organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en tu escritorio. Usa bandejas para papeles, recipientes para artículos más pequeños.
¡No olvides el escritorio de tu computadora! Asegúrate de que los archivos o las imágenes estén todos en carpetas organizadas. Te recomiendo que limpies el escritorio de tu computadora todos los días antes de salir del trabajo.
9. Organiza tus cajones
Pon los artículos usados juntos en el mismo espacio del cajón, sellos con sobres, blocs adhesivos con blocs de notas, etc.
Usa organizadores de cajones para artículos pequeños: clips, tachuelas, etc. Usa un cajón separado para artículos personales.
10. Bandejas de entrada separadas
Si trabajas regularmente con otras personas, crea una carpeta, bandeja o bandeja de entrada para cada una.
11. Limpia tus Pilas de papeles
Con suerte, con tu nueva oficina organizada, ya no crearás montones de papel, pero aún tienes que ordenar los antiguos.
Revisa la pila (poco a poco si es necesario) y colócala en el lugar apropiado o deséchala.
12. Ordenar correos
No te limites a colocar el correo en una pila para clasificarlo o revisar y sacar las que necesites en este momento. Ordénalo tan pronto como lo recibas: para actuar, para leer, para archivar, para delegar o entregar.
13. Asignar fechas de descarte
No es necesario que guardes cada hoja de papel indefinidamente. Marca en archivos o documentos cuándo se pueden tirar o triturar.
Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrate de saber cuáles son esos requisitos.
14. Filtra tus correos electrónicos
Algunos correos electrónicos son importantes para leer, otros simplemente no son tan importantes.
Cuando usas el sistema de filtro para etiquetar diferentes tipos de correos electrónicos, sabes tu prioridad y cuál responder primero.
15. Ordena tu escritorio
Al final del día, haz una ordenada rápida, para que tengas un comienzo limpio al día siguiente.
Conclusión
Usa un consejo o pruébalos todos. La cantidad de esfuerzo que pongas en crear y mantener un área de trabajo eficiente dará sus frutos en gran medida.
En lugar de pasar el tiempo buscando cosas y barajando montones, podrás pasar tu tiempo... bueno... trabajando y disfrutarás de estar libre del desorden.